Une coordinatrice expérimentée, très investie dans son travail, se sent débordée. Par loyauté et par sens du devoir, elle assume des tâches allant de la stratégie à l’opérationnel le plus basique — jusqu’à changer le papier de la photocopieuse.
Cette dispersion entraîne une perte de sens, un stress constant, une difficulté à déléguer, et un empêchement à endosser pleinement son rôle managérial.
On me demande de l'accompagner pour prioriser ses tâches et clarifier son rôle professionnel.
Objectifs:
- Reprendre le contrôle sur sa charge mentale
- Identifier les missions à forte valeur ajoutée
- Faciliter la délégation et la montée en compétences de l’équipe
- Rendre visible l’invisible auprès de la hiérarchie
Une cartographie en 3 phases
(À noter: tout le travail a été fait à la main durant l'accompagnement, puis passé au propre sur logiciel par la suite.)
Phase 1 – Lâcher le chaos : inventaire exhaustif
La première étape consiste à tout déposer. Absolument tout.
Une cartographie brute est réalisée, intégrant chaque tâche, des plus insignifiantes aux plus stratégiques. Cette visualisation met en lumière l’ampleur de la dispersion et la surcharge réelle, souvent invisible.
Phase 2 – Structurer : convergence thématique
Les tâches sont ensuite regroupées en six grandes catégories d’activités.
Ce travail fait émerger de nouvelles missions oubliées et offre une vision d’ensemble clarifiée. La coordinatrice commence à voir des logiques là où il n’y avait que de la confusion.
Phase 3 – L’essence du rôle : focus et priorisation
À partir de la carte structurée, nous avons questionné :
- Qu’est-ce qui relève vraiment de mon rôle ?
- Où suis-je la plus utile ?
🔹 Ce que je DOIS faire : cœur de métier, rôle essentiel
🔹 Ce que je DOIS suivre mais pas exécuter
🔴 Ce que je NE DOIS NI faire NI suivre : à libérer, à déléguer
Cette classification déclenche une réflexion sur les rôles, les délégations possibles, les besoins RH et les compétences à développer dans l’équipe.
Résultats observés
L'accompagnement a généré des transformations tangibles à la fois individuelles et organisationnelles.
Pour la coordinatrice, la démarche a permis un allègement mental immédiat. Elle a retrouvé une vision claire de son rôle, pu reprendre la main sur ses priorités, et amorcer une délégation plus fluide.
Le support visuel produit a été décisif pour rendre visible l’invisible :
« J’avais enfin un support visuel… et mon chef, pour la première fois, a vraiment vu à quoi je me consacrais. On a pu avoir une conversation beaucoup plus concrète sur mes besoins. »
Du côté de l’organisation, cette clarification a offert une meilleure visibilité sur les missions réelles, facilitant une redistribution des rôles et une délégation constructive.
Conclusion
Cette expérience démontre la puissance de la Cartographie des idées comme levier de transformation professionnelle.
En rendant visible l’invisible, cette méthode visuelle permet de sortir du débordement, de redéfinir les rôles, et d’aligner les pratiques avec les enjeux réels.